แจกตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายน่าสนใจ ที่มือใหม่ควรลอง!

ไม่มีใครไม่รู้จักกับบัญชีรายรับรายจ่าย เครื่องมือทางการเงินที่จะช่วยให้ทุกคนบริหารค่าใช้จ่ายในชีวิตประจำได้ง่ายขึ้น ผ่านการตรวจสอบธุรกรรมรายรับรายจ่าย แต่ใช่ว่ามือใหม่ทุกคนจะทำบัญชีดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะขั้นตอนการลงรายละเอียดธุรกรรมการใช้จ่ายมีความซับซ้อนมากกว่าที่คิด

เราจึงพาทุกคนมารู้จักกับบัญชีรายรับรายจ่ายให้มากขึ้น ทำให้แม้แต่มือใหม่ที่เพิ่งหัดทำบัญชีเป็นครั้งแรก ก็กลายเป็นมืออาชีพ จนสามารถต่อยอดการทำบัญชีเบื้องต้นธรรมดาๆ ให้กลายเป็นบัญชีรายรับรายจ่ายตามแบบฉบับของกรมสรรพากรเพื่อยื่นแบบภาษีกันได้ทุกคน!

บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร ทำไมสำคัญต่อการวางแผนการเงินส่วนบุคคล และกิจการ?

บัญชีรายรับรายจ่าย คือ บัญชีที่รวบรวมข้อมูลรายรับและรายจ่าย เพื่อสรุปว่าในแต่ละเดือนคุณมีกระแสเงินสดเข้ามาหรือติดลบ หากตัวเลขออกมาติดลบ ย่อมหมายความว่าในเดือนนั้นคุณใช้จ่ายมากกว่ารายได้ และมีการนำเงินเก็บบางส่วนออกไปใช้จ่ายร่วมด้วย ในขณะที่ถ้าบัญชีออกมาเป็นบวกก็หมายความว่าในเดือนนั้นคุณมีเงินออมเหลือเก็บ

แต่ถ้าเป็นในด้านของการทำธุรกิจ การที่ข้อมูลบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นบวก ก็สะท้อนให้เห็นว่าในเดือนนั้นธุรกิจมีความสามารถในการทำกำไร สามารถสร้างกระแสเงินสดจากการดำเนินงานด้วยตนเองโดยไม่ต้องขอสินเชื่อเพื่อขยายธุรกิจ ตรงข้ามกับกิจการที่บัญชีรายรับรายจ่ายรายเดือนติดลบ ที่แสดงให้เห็นว่าขาดทุนจากการดำเนินงาน

ตัวอย่างวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบเบื้องต้นง่ายๆ ที่ทุกคนลงมือทำได้

เมื่อทราบกันแล้วว่าบัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร มาดูตัวอย่างการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเบื้องต้นกันได้เลยว่าต้องทำกันอย่างไ

สมมติให้ข้อมูลต่อไปนี้ คือ รายละเอียดรายรับรายจ่ายของนาย A

วันที่ 20 มีนาคม 2567
รายรับ
เงินเดือน 9,750 บาท (ยกยอดมาจากวันที่ 19 มีนาคม 2567)
ค่าจ้างงานเสริมหลังเลิกงาน 500 บาท
รวมรายรับ 10,250 บาท

รายจ่าย
ค่าเดินทาง 70 บาท
ค่าอาหารเช้า 50 บาท
กาแฟ 30 บาท
ค่าอาหารกลางวัน 70 บาท
น้ำดื่ม 20 บาท
ค่าอาหารเย็น 80 บาท
น้ำอัดลม 25 บาท
ค่าเดินทางกลับห้อง 70 บาท
รวมรายจ่าย 415 บาท
เหลือ 9,835 บาท

จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ดี ต้องมี 4 องค์ประกอบ ได้แก่
1.วันที่ใช้จ่าย
2.รายได้
3.รายจ่าย
4.ตัวเลขสรุปข้อมูลการใช้จ่ายในแต่ละวัน

และบัญชีรายรับรายจ่ายของนาย A จะมีข้อมูลในส่วนของรายรับพิเศษเข้ามา นั่นคือ งานเสริมหลังเลิกงาน ที่ถึงแม้ว่าเป็นจำนวนเงินเพียงเล็กน้อย เมื่อเทียบกับเงินเดือน แต่ถ้าไม่ได้ลงข้อมูลในส่วนนี้จะเข้าใจว่ามีรายรับน้อยกว่าความเป็นจริง ทำให้อาจตัดสินใจปรับลดค่าใช้จ่ายมากเกินไป จนกระทบกับค่าใช้จ่ายที่จำเป็นในการดำรงชีวิตประจำวัน

เมื่อสรุปยอดบัญชีในแต่ละวันเสร็จแล้ว ให้คุณยกยอดที่เหลืออยู่ไปทำเป็นรายการรายได้ในวันถัดไป จากนั้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบนี้ต่อไปเรื่อยๆ จนถึงวันสิ้นเดือน แล้วค่อยสรุปภายหลังว่าเดือนนั้นยอดบัญชีเป็นบวก หรือติดลบ หลังจากรู้จักกับการทำบัญชีแบบเบื้องต้นแล้ว หากคุณเป็นเจ้าของกิจการ หรือฟรีแลนซ์แล้วต้องการหักค่าใช้จ่ายตามจริง เมื่อถึงเวลาต้องยื่นแบบภาษี สามารถศึกษาตัวอย่างการทำบัญชีรายรับรายจ่ายต่อไปนี้กันได้เลย

นาย สมหมาย ประกอบกิจการอาชีพฟรีแลนซ์ มีข้อมูลรายรับรายจ่ายดังต่อไปนี้

อย่างไรก็ตามในกรณีที่คุณเป็นฟรีแลนซ์ที่มีรายได้ไม่ถึง 310,000 บาทต่อปี ไม่จำเป็นต้องเสียภาษีเงินได้ ทำให้ไม่จำเป็นต้องจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายรูปแบบดังกล่าวก็ได้เช่นกัน แต่ถ้ารายได้เกิน 310,000 บาทต่อปี ก็อาจพิจารณาภายหลังว่าควรใช้สิทธิ์หักค่าใช้จ่ายตามจริง หรือค่าใช้จ่ายแบบเหมา เพราะบางครั้งการเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมา จะช่วยประหยัดภาษีได้มากกว่า

ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่มือใหม่ควรรู้

หากสนใจการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ก็อย่ารอช้า เพราะคุณสามารถเริ่มต้นทำบัญชีได้เลยตั้งแต่วันนี้ และมาดูกันเลยดีกว่าว่าขั้นตอนการทำบัญชีมีอะไรกันบ้าง อ่านจบแล้วก็เตรียมพร้อมเป็นคนใหม่ ขยันทำบัญชีมากกว่าใคร

1.เตรียมสมุดปากกาให้เรียบร้อย
ก่อนทำบัญชีรับจ่ายให้คุณหาสมุดบัญชีที่มีเส้นตารางไว้ให้แล้ว จากนั้นก็เขียนวันที่ และระบุรายการค่าใช้จ่ายกับรายรับที่เกิดขึ้นลงใส่สมุดตามจริงได้เลย ทั้งนี้ ควรลงรายการทันทีเมื่อมีรายได้ และรายจ่ายเกิดขึ้นเพื่อป้องกันการลืมลงตัวเลข

2.ใช้โปรแกรม Google Doc
ถ้ารู้สึกว่าการต้องพกพาสมุดปากกาไปด้วยทุกที่เป็นเรื่องยุ่งยากจนเกินไป ก็แนะนำให้คุณจดรายการรายรับ รายจ่ายผ่านระบบ Cloud โปรแกรม Google Doc Excel แทน เพราะสามารถลงรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลาผ่านสมาร์ตโฟน

3.สรุปข้อมูลการใช้จ่ายรายเดือน
ไม่ว่าคุณจะจดบันทึกข้อมูลการใช้จ่ายในรูปแบบใดก็ตาม ก็ควรสรุปข้อมูลการใช้จ่ายย้อนหลัง เพื่อใช้ในการตรวจสอบว่าแต่ละเดือนคุณมีคุณมีพัฒนาการทางการเงินเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรบ้าง ซึ่งหากใช้โปรแกรม Google Doc ลงข้อมูลการใช้จ่ายอยู่แล้ว ก็อาจใช้ฟังก์ชันสร้างกราฟแท่ง เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลรายรับ-รายจ่ายได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น

รู้จักกับ 3 ประโยชน์ของบัญชีรายรับรายจ่าย

เมื่อทราบขั้นตอนการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายกันไปแล้ว มาดูกันเลยดีกว่าว่าการเริ่มต้นทำบัญชีตั้งแต่วันนี้ทุกคนจะได้รับประโยชน์ดีๆ ทางการเงินอะไรกันบ้าง

1.วางแผนการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ธุรกิจที่จัดทำบัญชีรับจ่าย จะทำให้วางแผนการดำเนินกิจการได้ดีกว่าเดิม เพราะเห็นที่มาของรายรับอย่างชัดเจนว่ามาจากแหล่งใดบ้าง เพราะกิจการบางแห่งไม่ได้สร้างรายได้มาจากธุรกิจหลักเพียงอย่างเดียว เช่น กิจการที่นำเงินไปลงทุนในกิจการอื่น ก็จะได้รับเงินกลับมาในรูปแบบของเงินปันผลด้วย ไม่ใช่แค่รายรับจากรายได้จากการจำหน่ายสินค้าเพียงอย่างเดียว

และนอกจากทราบที่มาของรายได้ชัดเจนแล้ว ยังวางแผนควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดียิ่งขึ้นด้วย เช่น จากเดิมในช่วงไตรมาส 1 ได้กำไร แต่ไตรมาส 2 ขาดทุน อันเนื่องมาจากราคาวัตถุดิบของต้นทุนปรับตัวสูงขึ้น ในอนาคต กิจการก็อาจวางแผนรับมือกับเหตุราคาต้นทุนปรับตัวสูงขึ้นกะทันหันได้ดีกว่าเดิม

2.วางแผนประหยัดภาษี
สำหรับผู้สนใจยื่นภาษีกับกรมสรรพากรเพื่อขอสิทธิ์หักค่าใช้จ่ายตามจริง ก็ต้องจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายตามแบบของกรมสรรพากร ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดภาษีมากยิ่งขึ้นในกรณีที่คุณคำนวณแล้วว่าหักตามจริงจะทำให้ประหยัดภาษีได้มากกว่าแบบคิดภาษีแบบเหมาจ่าย

โดยการคิดภาษีแบบเหมาจ่าย จะหักค่าใช้จ่าย 60% ของรายได้ หมายความว่าถ้าทั้งปีมีรายได้เท่ากับ 2 ล้านบาท แสดงว่าจะหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาได้เท่ากับ 1.2 ล้านบาท แต่ถ้าพิจารณาแล้วว่าการหักค่าใช้จ่ายตามจริง แล้วมากกว่า 1.2 ล้านบาท ก็ควรเตรียมจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายตามแบบของกรมสรรพากรได้เลย

แต่การหักค่าใช้จ่ายตามจริง ผู้ประกอบกิจการจำเป็นต้องเก็บเอกสารบิลค่าใช้จ่ายทั้งหมด เพื่อประกอบการยื่นแบบภาษีของกรมสรรพากร ทำให้เวลายื่นแบบภาษีจำเป็นต้องใช้เอกสารจำนวนมาก ดังนั้นจึงควรวางแผนเนิ่นๆ ข้ามปี เวลาใช้สิทธิ์หักค่าใช้จ่ายจะได้ไม่ยุ่งยาก และเร่งรีบเตรียมเอกสารจนเกินไป

3.วางแผนการเงินส่วนบุคคลได้ดียิ่งขึ้น
บัญชีรายรับรายจ่ายยังช่วยให้คุณวางแผนการเงินส่วนบุคคลจนมีเงินเก็บได้มากกว่าผู้ที่ไม่ได้จัดทำบัญชี เพราะหลายคนใช้งานบัตรเครดิตรูดซื้อของต่างๆ ทำให้ไม่ทราบว่าแต่ละเดือนใช้เงินไปกับค่าใช้จ่ายฟุ่มเฟือยรายการใดบ้าง แต่เมื่อทำบัญชีรายรับรายจ่าย จะช่วยให้คุณปรับลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นจากการรูดบัตรได้ดียิ่งขึ้น นำไปสู่การเริ่มต้นออมเงิน ซึ่งเป็นพื้นฐานไปสู่ความมั่งคั่งในอนาคต

รู้จักกับตัวช่วยทำบัญชีรายรับรายจ่ายดีๆ กับแอปเก็บเงิน MAKE by KBank

เมื่อทราบหลักการทำบัญชีรายรับรายจ่าย รวมทั้งประโยชน์ต่างๆ มากมายกันไปแล้ว จะเห็นได้ว่าการเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่ทุกคนคิด ขอแค่หมั่นลงรายการสม่ำเสมอ และระบุค่าใช้จ่ายตามจริง เพียงเท่านี้ก็มีบัญชีรับจ่ายที่นำไปใช้ได้จริง สร้างวินัยทางการเงินที่ดีได้แล้ว

ถ้ารู้สึกว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบเดิมเป็นเรื่องยุ่งยาก ทำไมไม่ลองดาวน์โหลดแอปพลิเคชันน้องใหม่จากธนาคารกสิกรอย่าง MAKE by KBank ที่มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่ทำให้คุณไม่ต้องคอยจดบันทึก หรือระบุข้อมูลการใช้จ่ายผ่าน Excel อีกต่อไป ด้วยฟีเจอร์ Expense Summary

Expense Summary ทำให้หน้าที่ช่วยสรุปรายการค่าใช้จ่ายทุกอย่างที่เกิดขึ้นในบัญชี MAKE by Kbank โดยไม่ต้องขอ Statements ธนาคารย้อนหลังให้ยุ่งยาก เพราะเพียงแค่เปิดประวัติขึ้นมา ก็ทราบข้อมูลทันทีแบบ Real time ว่าใช้เงินกับธุรกรรมใดเป็นพิเศษ เพียงเท่านี้ก็ปรับลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้อย่างตรงจุด

ดังนั้นอย่ารอช้า ดาวน์โหลด MAKE by KBank ได้ทันทีที่ App Store และ Play Store เพียงแค่ฝากเงินเข้าไปยังได้ผลตอบแทนสูงถึง 1.5% ต่อปี และภายในแอปยังมีฟีเจอร์สนุกๆ ให้คุณออมเงินอย่างสร้างสรรค์อีกมากมายอย่าง Cloud Pocket และ “แผ่นออมเงิน” มาเริ่มต้นใช้งาน MAKE by KBANK เพื่ออนาคตที่ดีทางการเงินของคุณได้เลย!